Subunternehmer-Vertrag: Checkliste für Auftraggeber (Werkvertrag, Haftung, Dokumente)

Bei der Beauftragung von Subunternehmern aus Polen ist die Vertragsform entscheidend. Ein Werkvertrag (§ 631 BGB) verpflichtet zur Herstellung eines konkreten Ergebnisses – z. B. „Trockenbau in Etage 2 gemäß Leistungsverzeichnis“. Ein Dienstvertrag dagegen schuldet nur Arbeitszeit. Der Unterschied klingt fein, hat aber massive rechtliche und finanzielle Konsequenzen.

Die Abgrenzung ist wichtig, weil ein falsch strukturierter Vertrag als verdeckte Arbeitnehmerüberlassung gewertet werden kann. Das führt zu Nachzahlungen bei Sozialversicherung und Steuern – für den Auftraggeber. Darüber hinaus drohen Bußgelder und im schlimmsten Fall strafrechtliche Konsequenzen nach dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG).

In der Praxis prüfen Zoll und Rentenversicherung bei Baustellenkontrollen gezielt, ob die tatsächliche Zusammenarbeit zum Vertrag passt. Entscheidend ist nicht der Vertragstext allein, sondern die gelebte Realität: Wer gibt Weisungen? Wer bestimmt Arbeitszeit und -ort? Nutzt der Sub eigene Werkzeuge und eigenes Material? Hat er einen eigenen Vorarbeiter? Wenn diese Fragen nicht klar mit „der Subunternehmer“ beantwortet werden können, steht die Vertragsform auf wackeligen Beinen.

Besonders bei polnischen Subunternehmern, die Teams entsenden, achten die Behörden auf das Gesamtbild: Werden die Mitarbeiter in die Betriebsorganisation des Auftraggebers eingegliedert, oder arbeiten sie eigenständig? Sorgen Sie deshalb dafür, dass Ihr Vertrag und Ihre Baustellenorganisation konsistent sind. Der Sub muss erkennbar als selbstständiger Unternehmer auftreten – mit eigenem Vorarbeiter, eigener Planung und eigener Haftung.

Je präziser der Leistungsumfang, desto weniger Nachträge und Streit. Ein gut formuliertes Leistungsverzeichnis (LV) ist das Rückgrat jedes Werkvertrags – es definiert, was geschuldet ist, in welcher Qualität und in welchem Umfang. Ohne klares LV wird jede Diskussion über Fertigstellung, Mängel oder Nachträge zur Auslegungsfrage.

Erstellen Sie das LV so, dass ein fachkundiger Dritter allein anhand des Dokuments beurteilen kann, ob die Leistung vollständig und mangelfrei erbracht wurde. Das schützt beide Seiten: Der Auftraggeber weiß, was er bekommt, und der Subunternehmer weiß, was er schuldet. Definieren Sie darin:

Definieren Sie verbindliche Zwischen- und Endtermine. Koppeln Sie diese an Vertragsstrafen bei Verzug (typisch: 0,1–0,3 % der Auftragssumme pro Werktag, gedeckelt auf 5 %). Ohne klare Terminregelung haben Sie bei Verzögerungen kein vertragliches Druckmittel.

Wichtig: Voraussetzungen für den Baubeginn klar benennen (z. B. „Baufreiheit ab Datum X“). Ohne klare Voraussetzungen kann der Sub Verzögerungen nicht vertreten – und Sie stehen im Streitfall schlecht da. Definieren Sie deshalb ein „Startgate“: Der Sub startet erst, wenn bestimmte Vorleistungen (z. B. Rohbau fertig, Gerüst gestellt) dokumentiert abgenommen sind.

Teilen Sie größere Projekte in Meilensteine mit je eigenen Zwischen-Terminen und Teilabnahmen. Das gibt Ihnen frühzeitig Transparenz über den Fortschritt und ermöglicht es, bei Verzögerungen rechtzeitig gegenzusteuern. Außerdem bilden Meilensteine die Grundlage für Ihren Zahlungsplan.

Regeln Sie außerdem, wie mit höherer Gewalt, Schlechtwetter und bauseitigen Behinderungen umgegangen wird. Eine Behinderungsanzeige-Pflicht des Subs (schriftlich, innerhalb von 3 Werktagen) schützt beide Seiten vor späteren Streitigkeiten über Terminverschiebungen.

Koppeln Sie Zahlungen an Meilensteine, nicht an Kalenderwochen. Ein leistungsbezogener Zahlungsplan schützt Sie vor Vorleistungsrisiken und gibt dem Sub Planungssicherheit. Die Grundregel lautet: Geld folgt geprüfter Leistung.

Vereinbaren Sie im Vertrag, dass jede Abschlagsrechnung eine dokumentierte Teilabnahme oder einen Leistungsnachweis (Fotos, Aufmaß, Protokoll) als Voraussetzung hat. So vermeiden Sie, dass Rechnungen ohne prüfbare Grundlage eingehen. Typische Struktur:

Fordern Sie folgende Dokumente vor dem ersten Arbeitstag ein. Ohne vollständige Dokumentation sollte kein Arbeitsbeginn freigegeben werden – das ist Ihr stärkstes Mittel zur Risikominimierung.

Definieren Sie einen klaren Prozess: Wer fordert an, wer prüft, wer gibt frei? Legen Sie Fristen fest (z. B. „Alle Dokumente spätestens 5 Werktage vor geplantem Arbeitsbeginn“). Ohne definierten Owner wird die Dokumentenprüfung erfahrungsgemäß aufgeschoben, bis es zu spät ist.

Bei polnischen Subunternehmern kommen zusätzlich entsenderechtliche Anforderungen hinzu: Die A1-Bescheinigung belegt, dass Sozialversicherungsbeiträge im Herkunftsland gezahlt werden. Ohne diesen Nachweis haftet im schlimmsten Fall der Auftraggeber für rückständige Beiträge in Deutschland.

Die Haftungsregelung ist einer der kritischsten Vertragsteile – und wird in der Praxis oft zu knapp behandelt. Ein guter Vertrag klärt nicht nur die Gewährleistungsfrist, sondern auch den gesamten Prozess von Mängelanzeige über Nachbesserung bis zur Ersatzvornahme.

Beachten Sie: Bei Geltung der VOB/B beträgt die Gewährleistungsfrist 4 Jahre, bei BGB-Verträgen 5 Jahre ab Abnahme. Wählen Sie bewusst, welches Regime gilt, und halten Sie es im Vertrag eindeutig fest. Mischformen („BGB mit einzelnen VOB-Klauseln“) führen häufig zu Auslegungsproblemen.

Regeln Sie außerdem die Haftung für Schäden an Bestandssubstanz, Nachbargewerken und Dritten. Der Sub sollte eine ausreichende Betriebshaftpflicht nachweisen (mindestens 3 Mio. EUR Deckungssumme für Personen- und Sachschäden). Prüfen Sie, ob die Versicherung auch Tätigkeitsschäden und Bearbeitungsschäden abdeckt.

Legen Sie im Vertrag fest: Vertragssprache (DE oder DE+PL), Ansprechpartner auf beiden Seiten, Kommunikationsweg (Portal-Chat, E-Mail, Telefon). Klare Kommunikationsregeln verhindern die häufigsten Missverständnisse in der deutsch-polnischen Zusammenarbeit.

Definieren Sie, wer auf Seiten des Subunternehmers als Ansprechpartner fungiert – idealerweise ein Vorarbeiter mit Deutschkenntnissen oder ein Projektleiter, der als Brücke zwischen beiden Sprachen fungiert. Halten Sie Name, Telefonnummer und E-Mail im Vertrag fest.

Vereinbaren Sie einen festen Kommunikationsrhythmus: z. B. wöchentlicher Kurzbericht (Fortschritt, Probleme, nächste Schritte) und bei größeren Projekten ein wöchentlicher Jour fixe. Dokumentieren Sie alle wesentlichen Absprachen schriftlich – auch informelle.

Regeln Sie im Vertrag außerdem: Bei Widersprüchen zwischen der deutschen und polnischen Vertragsfassung gilt die deutsche Version. Diese Klausel ist Standard und wird von beiden Seiten in der Regel akzeptiert.